英語の電話会議が得意になる5つのコツ『めざせ仕事ができる人!』

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 『幽霊参加者』を卒業しよう!

外資系企業に勤め始めて、はじめにぶつかる壁の一つが『英語での電話会議』ではないでしょうか?

『全く聞き取れなかった…』、『一言も発言しないまま終わってしまった…』と、自信をなくしていませんか?

実は私も、英語での電話会議が大の苦手でした。

『英語ができます!』アピールをして入社したくせに、電話会議の英語が聞き取れないなんて、恥ずかしくて誰にも知られるわけにはいきません。

はじめの挨拶をした後は、みんなが笑うところで笑い、後は会議終了まで気配を消して、いかに話を振られないかに全精力を注いでいました。

私と同じような『幽霊出席者戦法』でサバイブしている人も多いのではないでしょうか。

そんな私も『仕事のできる』先輩に、英語での電話会議のコツを教えてもらってから意識が変わました。

最終的には電話会議の司会進行役を任されるまでになったのです。

私が実践した英語の電話会議アレルギー克服法を、みなさんにもシェアしたいと思います!

英語の電話会議ができる人=仕事ができる人

外資系では、英語の電話会議ができる人+仕事ができる人、と言っても過言ではありません!

電話会議ができるようになるとこんなメリットがあります。

一人で会議出席できるようになると、出世につながる!

会議に一人で出席できるようになると、忙しい上司の代わりに海外本社や事業所との定例会議に出席して、あなたの株があがること間違いなしです!

上司もおそらく苦手な電話会議に出ずに済んで、嬉しいはずです!

仕事の効率が上がる

外資系ならではの悩みですが、時差のため、毎朝出勤すると、退社時に空にしたはずのメールボックスに大量の英語メールが…午前中はメール処理で終わってしまいます。

何か確認したいことがあってメールしても、時差で返事を読むのはまた翌日、なんていうこともしばしばですよね。

でもここで電話会議を使ってしまえば、一気に仕事が片付いて、毎朝のメールも大幅に減ります。

私も含め、日本人はメールで連絡を取るのが好きですが、欧米人は手っ取り早く電話、という人が多いので、相手にとっても好都合だと思います。

英語の電話会議が得意になる5つのコツ

コツ1:質問をしましょう!

いきなり電話会議のエキスパートになるのは、ハードルが高いと思うので、まずは、会議で発言して、存在をアピールすることから始めてみましょう。

通常、会議の最後にQ&Aの時間が設けられていると思います。

そこで、いい質問を一つできるように準備しましょう。

質問文章を会議中に作文して、実際に質問するときには読み上げるだけでいいようにしておきましょう。

私も初めの頃は、会議中ずっと質問内容ばかり考えていました。

たった一つ質問するだけでも、会議出席者として十分みんなに認められます!

コツ2:録音しましょう!

電話会議用の機械(通称ヒトデ)には、録音機能が付いていると思いますので、会議の内容を録音しましょう。

録音機能が使えない場合は、ICレコーダーを利用しましょう。会議中のメモ取りに気を取られず、会議に集中できます。余計な心配事は極力排除しましょう。

コツ3:録音した内容をタイプしてシャドーイングしましょう!

会議が終わったら、録音した内容を聞き直して、『テープ起こし』をしてみましょう。

雑談などを一語一句タイプする必要はありません。会議の本題のみで大丈夫です。

これを繰り返していると、その業界や会社で使われる独特な単語や表現が何度も出てくることに気付くと思います。

もう一度録音を聞き直し、今度はシャドーイングしてみましょう。

独特な表現を覚えることで、次の会議でのリスニング力も上がりますし、発言する際にも自然な英語でしゃべることができるようになります。

地味な作業ですが、これが英語での電話会議でのリスニング力とスピーイング力をアップさせる一番効果的な方法です。

コツ4:メールを活用しましょう!

会議後に録音を聞き直して、不明なところがあればメールで確認しましょう。

また、電話会議の後に、決定事項をメールで送るというルールを作っておくと、誤解も生じにくく、会議中に上手く言えたか不安な内容や、言いそびれてしまったことなども、こっそり追加することもできます。

こちらから会議で伝えたいことがある場合、前もって参加者全員にメールで知らせておきましょう。

そうすれば、会議中に上手く伝えられなくても、メールしてあるので他の参加者にはわかってもらえます。

コツ5:会話を遮ることも大切です!

英語が得意な人でも、電話会議でなかなか発言できないとよく聞きます。

それは、会話を遮ることが苦手だからです。日本人の美徳、『相手の話をちゃんと聞いてから発言しよう』は、欧米では通用しません。

相手の話を聞き終わる頃には、すでに次の話題に移っています。

きちんと人の話を聞かずに自分の意見を言うなんて、全くもって非効率的だと今でも思っていますが、文句を言っても仕方がありません。

そういう文化なのです。

発言したいことがあるときには、人の話を遮ってでも割って入らなければ、発言の順番はやってきません。

これが出来るようになれば、もう電話会議のエキスパートです!

電話会議に使える便利な英語フレーズ10選!

1、Could you speak more slowly please?
(もう少しゆっくり話していただけますか?)

2、Sorry but I couldn’t catch the last bit.
(すみません、最後の部分が聞き取れませんでした。)

3、Could you repeat it again?
(もう一度言っていただけますか?)

4、Could you speak out bit please?
(もう少し大きな声で話していただけますか?)

5、I’m having trouble hearing you.
(声がよく聞こえません。)

6、There is noise on the line.
(電話に雑音が入ります。)
*電話会議ならではの言い訳ですね。聞き取れないのは、雑音のせいにしてしまいましょう。

7、Excuse me for cutting in but….
(話を遮ってすみませんが、…)

8、May I comment on that?
(その点について一言よろしいでしょうか?)

9、It’s XXX in Tokyo. ( It’s XXX from Tokyo office.)
(東京のXXXです。)
*複数参加者がいる電話会議では、発言の前に名前と所属を名乗るのを忘れずに!

10、If I understand you correctly, you mean…
(つまりこういうことでしょうか?…)

苦手を克服して『仕事ができる人』になりましょう!

英語上級者でも苦手な電話会議ですが、慣れてしまえば意外と何とかなるものです。

地道な作業を重ねましたが、幽霊出席者だった私でも、進行役にまでなることができました。

ぜひ英語での電話会議をこなせるようになりましょう。

上司に対してあなたの株が上がるのはもちろん、同僚や後輩からも、電話会議に同席をお願いされたり『仕事のできる先輩』として憧れの的になれるかもしれませんよ!

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